Wie man die perfekte freundliche Erinnerungs-E-Mail versendet (ohne lästig zu sein)

Wenn Sie wissen, wie man eine freundliche Erinnerungs-E-Mail schreibt, ist das eines der besten Werkzeuge, um effizient mit Ihrer Zeit umzugehen. Sie eignet sich perfekt, um Menschen auf bevorstehende Treffen, verpasste Zahlungen, Bewerbungen, wichtige Ereignisse und vieles mehr hinzuweisen.

Um jedoch nicht ungeduldig und aufdringlich, sondern freundlich und hilfreich zu wirken, müssen Sie den richtigen Ton und das richtige Timing treffen.

Wenn Sie beides richtig machen, kann eine E-Mail-Erinnerung für die Empfänger tatsächlich eine Erleichterung sein, wenn die Woche vollgepackt ist. Niemand verpasst gerne Fristen oder verschiebt Termine. Aber da 31 % der Befragten sagen, der beste Arbeitstag wäre ein Tag, an dem keine E-Mails beantwortet werden, gehen Nachrichten zwangsläufig verloren oder werden vergessen.

In jeder Erinnerung sollte der Empfänger genau wissen, wofür die E-Mail bestimmt ist, was er zu tun hat und bis wann er es tun muss. Eine gut formulierte Erinnerung wird die Zahl der verpassten Termine und Fristen verringern. Sie lassen Sie außerdem proaktiv und professionell erscheinen, ohne aufdringlich zu sein. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen müssen.

Eine freundliche Erinnerungs-E-Mail schreiben

Freundliche Erinnerungs-E-Mails eignen sich am besten, wenn etwas Wichtiges ansteht oder ein Termin verpasst wurde. Erinnerungs-E-Mails sind ideal für:

  • Hinweise auf bevorstehende Treffen oder Veranstaltungen.
  • Nachfassen bei Rechnungen oder Zahlungen.
  • Erinnerung an verpasste Fristen.
  • Um sich wieder über ein Projekt zu informieren.
  • Um bei Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen im Gedächtnis zu bleiben.
  • Unabhängig vom Zweck sollten Sie vor allem auf den Ton und den Zeitpunkt Ihrer E-Mail achten.

Der Ton jeder freundlichen Erinnerungs-E-Mail sollte höflich und professionell, aber dringend und auf den Punkt gebracht sein. Jemanden wegen einer verpassten Frist anzustupsen, erfordert einen anderen Ton als einen Kollegen daran zu erinnern, wann wir uns zum Kaffee treffen. Wenn die Situation ein sofortiges Handeln erfordert, wie z. B. eine verpasste Frist, können Sie eine Sprache verwenden, die auf den Punkt kommt, aber dennoch freundlich und verständnisvoll ist.

Der Zusatz „Action Required“, „Request“ oder „Reminder“ in der Betreffzeile lenkt die Aufmerksamkeit sofort auf sich und kann den Empfänger zum Handeln veranlassen. Während eine aktive Sprache zum guten Ton gehört, ist die Großschreibung der gesamten Betreffzeile in der Regel nicht angebracht. Großbuchstaben können aggressiv und deplatziert wirken, besonders wenn der Rest Ihrer Nachricht freundlich und gesprächig ist.

Für zwanglosere Erinnerungen wählen Sie aktive, aber weniger dringliche Worte. Betreffzeilen, die Formulierungen wie „Nachfassen“, „Einchecken“ oder „Nächste Schritte“ enthalten, sind in diesen Situationen effektiv.

Der Ton ist nur ein Element einer freundlichen E-Mail-Erinnerung. Sie müssen auch den richtigen Zeitpunkt wählen. Es gibt keinen optimalen Zeitpunkt für jede Situation, aber dies sind die gängigsten Zeitrahmen für Erinnerungs-E-Mails.

  • Anstehende Besprechung: Ein bis zwei Tage vor dem Termin. Geben Sie den an der Besprechung beteiligten Personen ein paar Tage Vorlaufzeit, da sie möglicherweise noch Dinge vorbereiten müssen.
  • Bevorstehendes Ereignis: Drei bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Versenden Sie vor der Veranstaltung mehrere Erinnerungen, um Begeisterung zu wecken und sicherzustellen, dass sich alle über den Zeitplan im Klaren sind.
  • Bevorstehender Termin: Je nach Projekt unterschiedlich. Geben Sie den Leuten mehr Zeit für ein komplexes Projekt und einen kürzeren Zeitrahmen für eine einfache Aufgabe.
  • Überfällige Zahlung oder Frist: Ein Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Erinnern Sie die Leute daran, wenn es am wichtigsten ist, und zeigen Sie, dass Sie darauf warten, dass sie etwas unternehmen.
  • Stellenbewerbung: The Muse empfiehlt, fünf bis 10 Arbeitstage zu warten, bevor Sie sich melden. Wenn Sie von jemandem für die Stelle empfohlen wurden, sollten Sie sich zunächst bei dieser Person erkundigen, bevor Sie sich an die Personalabteilung oder den einstellenden Manager wenden. Das mag lang erscheinen, aber Indeed hat herausgefunden, dass 44 % der Bewerber innerhalb weniger Wochen nach ihrer Bewerbung eine Antwort von ihrem Arbeitgeber erhalten und nur 37 % innerhalb einer Woche.
  • Vorstellungsgespräch: Wenn ein Vorstellungsgespräch erst in ein paar Wochen stattfindet, sollten Sie sich am besten einen Tag vorher melden, um sicherzugehen, dass der Termin für alle Beteiligten passt. Wenn sich jemand nach einem Vorstellungsgespräch bei Ihnen melden sollte, empfehlen Personalverantwortliche, mit dem Versenden einer Erinnerungs-E-Mail bis nach dem vereinbarten Termin zu warten. Immer noch keine Antwort? Warten Sie fünf bis sieben Tage, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
    Jetzt, da Sie den perfekten Zeitpunkt für jede Erinnerungs-E-Mail kennen, müssen Sie sich überlegen, was Sie darin schreiben, damit Sie freundlich klingen und eine schnelle Antwort erhalten.

Wie man eine freundliche Erinnerungs-E-Mail versendet

Alle freundlichen Erinnerungs-E-Mails sollten klar, freundlich und auf den Punkt gebracht sein. Sie sollten höflich genug sein, um die Leute zum Handeln zu bewegen, aber nicht so passiv, dass die Leute Ihre Nachricht ignorieren. Die besten Erinnerungs-E-Mails haben fünf Kernelemente.

1. Betreffzeile

Prägnante Betreffzeilen bringen Sie beim Versenden von Erinnerungs-E-Mails weit. Der Empfänger sollte wissen, warum Sie ihm eine Erinnerung schicken, und sich zum Handeln veranlasst fühlen. Verkäufer wissen das besser als jeder andere, warum also nicht ein oder zwei Tipps von diesen einprägsamen Betreffzeilen für Verkaufs-E-Mails übernehmen? Die wichtigste Idee ist, die Betreffzeile kurz zu halten und die Dringlichkeit zu betonen, damit der Empfänger weiß, dass die Nachricht zeitkritisch ist.

2. Begrüßung

Die Begrüßung gibt den Ton für den Hauptteil Ihrer E-Mail an, also lassen Sie sie nicht aus.

  • Da das Ziel dieser E-Mail eine freundliche Begrüßung ist, verwenden Sie eine zwanglosere Begrüßung wie „Hallo, Danielle“ oder „Hey, Jonathan“.
  • Wenn in Ihrem Unternehmen eher eine förmliche Sprache verwendet wird, beginnen Sie mit „Hallo, Kate“.
  • Mit „Dear“ zu beginnen ist im Allgemeinen zu förmlich für eine freundliche E-Mail-Erinnerung, aber bleiben Sie dabei, wenn dies die Standardbegrüßung in Ihrem Unternehmen ist.

3. Kontext

Im Hauptteil Ihrer E-Mail teilen Sie dem Empfänger mit, warum Sie ihm eine E-Mail schicken. Hier geben Sie den Kontext über das Projekt, die Frist, die Zahlung, die Besprechung oder die Situation an, die einen Anstoß benötigt. Geben Sie konkrete Namen und Daten an, wenn dies zur Verdeutlichung Ihrer Botschaft beiträgt, und erwähnen Sie einen aktuellen Hinweis auf die Person oder das Unternehmen. Hier sind ein paar Beispiele, wie dieser Abschnitt aussehen kann:

  • Da das Ende des Monats (und des Quartals) schnell näher rückt, möchten wir alle Rechnungen so schnell wie möglich einreichen.
  • Ich arbeite noch an dem Artikel Top Entrepreneurship Tips for New Founders und würde gerne Ihre Gedanken in den Artikel einfließen lassen. Mit der jüngsten Finanzierungsrunde und dem Wachstum des Unternehmens ABC haben Sie das vergangene Jahr gut gemeistert.
  • Ich melde mich, um Sie an das bevorstehende Q4 Content Planning Meeting zu erinnern, das für diesen Mittwoch, den 1. August um 14 Uhr EST angesetzt ist. Ich freue mich darauf, die Sitzung mit Ihrem Analysebericht zu beginnen.
  • Wenn Sie sich auf die Präsentation vorbereiten, denken Sie bitte daran, die Folien, die Sie einfügen möchten, bis Montag, den 30. Juli, zu schicken. Funktioniert das immer noch für Sie?

4. Fordern Sie an.

Nachdem Sie den Rahmen für die Präsentation abgesteckt haben, ist es an der Zeit, Ihre Erinnerung oder Bitte einzubringen. Werden Sie hier nicht zu langatmig, sonst verlieren Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers. Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, ist es hilfreich, Ihre Aufforderung mit einer Frage zu verbinden, um den Empfänger zum sofortigen Handeln zu bewegen.

Bitte senden Sie Ihre Rechnung für alle Arbeiten aus unserem letzten Vertrag an youremail@email.com und geben Sie mir eine CC-Nummer. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich unter (222) 222-2222 erreichen.
Wenn Sie ein Zitat für den Artikel einsenden möchten, teilen Sie uns bitte Ihre Antwort auf die folgende Frage mit und erläutern Sie Ihre Beweggründe dafür. Welchen Tipp würden Sie neuen Unternehmern geben, damit sie ihr Unternehmen in diesem Jahr erfolgreich führen können?

5. Abmeldung

Sie haben Ihr Hauptargument und Ihre Forderung dargelegt, also ist es an der Zeit, sich mit einem freundlichen Schlusswort zu verabschieden.

  • Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies durchzuarbeiten.
  • Danke, dass Sie diesem Projekt Priorität eingeräumt haben.
  • Ich weiß Ihre Bemühungen bei der Fertigstellung dieses Vorschlags zu schätzen.
  • Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Vergessen Sie nicht, ein Schlusswort zu formulieren, das denselben Tonfall hat wie der Rest Ihrer E-Mail.

  • Alles Gute
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Nochmals vielen Dank
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Danke

Schließen Sie die E-Mail mit Ihrem Vornamen ab, um einen freundlichen Ton zu erzeugen, oder mit Ihrem vollständigen Namen, um einen formelleren Ton zu erzeugen. Wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen, fügen Sie Ihre Berufsbezeichnung, den Firmennamen oder Kontaktinformationen nach Ihrem Namen ein.

Vorlage für eine freundliche Erinnerungs-E-Mail

Das Verfassen Ihrer ersten Erinnerungsmails kann entmutigend sein. Mit dieser Vorlage für Erinnerungs-E-Mails ist es zum Glück ganz einfach, die Lücken auszufüllen und eine gut formulierte Nachricht zu verschicken. Sie können diese Vorlage auch leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Um die Vorlage zu verwenden, kopieren Sie einfach den Text, fügen ihn ein und füllen die Lücken mit Ihrem Text aus. Denken Sie daran, die endgültige Version vor dem Versenden durchzulesen, um sicherzustellen, dass Grammatik und Textfluss stimmen.

Hallo [Name des Empfängers],

Vielen Dank für [Verweis auf eine bestimmte Besonderheit].

Das [Relevante Team] bereitet sich auf das [Name des Treffens] am kommenden [Tag], [Datum] um [Uhrzeit] vor. Wir sind gespannt auf Ihre Ideen für [Verbindung des Empfängers zum Treffen]. Damit alles reibungslos abläuft, bitte ich alle, [Ihre Anfrage] bis zum [Datum] um [Uhrzeit] zu erfüllen.

Ich bedanke mich für [Relevante Äußerung].

Ich wünsche Ihnen alles Gute,

[Ihr Name]

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